Richtlinie für externe Audits

Richtlinie für die Durchführung von externen Audits für das Qualitätsmanagementsystem QES^plus(2023)

1. Geltungsbereich

Die Bestimmungen für die Durchführung externer Audits für das Qualitätsmanagementsystem QES^plus (2023) sind bindend für die von den Einrichtungen Qualität in Bildung und Beratung e. V. sowie dem Leipziger Institut für angewandte Weiterbildungsforschung e. V. anerkannten Zertifizierungsstellen und für die von ihnen benannten Auditorinnen und Auditoren.

Die Bestimmungen beziehen sich auf die Durchführung von Erstaudits und Re-Zertifizierungsaudits in Unternehmen bzw. Einrichtungen, die das Qualitätsmanagementsystem QES^plus (2023) eingeführt haben und eine Zertifizierung nach QES^plus (2023) anstreben bzw. ihr Zertifikat im gesetzten Zeitraum erneuern möchten.

Die jeweiligen Zertifizierungsstellen sind durch die Deutsche Akkreditierungsstelle für den Geltungsbereich QES^plus zu akkreditieren.

2. Gültigkeitsdauer

Das Zertifikat ist gültig für einen Zeitraum von drei Jahren ab Datum der Zertifizierungsentscheidung.

3. Umfang und Rahmen

Das externe Audit umfasst einen von der Zertifizierungsstelle festgelegten zeitlichen Umfang, der auf Grundlage des IAF MD 5 ermittelt wird. Die Anzahl des Stichprobenumfangs der zu prüfenden Standorte ermittelt die Zertifizierungsstelle anhand des IAF MD 1. Das Audit erfolgt vor Ort in der Einrichtung.

4. Durchführung und Prüfinhalte

Nach Antragstellung zur Durchführung des externen Audits durch die Einrichtung erfolgt zunächst die Prüfung des dokumentierten QM-Systems, einschließlich der jährlich an die Zertifizierungsstelle zu sendenden Berichte des internen Audits sowie der darauf basierenden Managementbewertungen der Führungskraft

Die Bewertung des Qualitätsmanagementsystems einer Einrichtung nach QES^plus (2023) setzt ihre kostenpflichtige Registrierung auf der Webseite www.qesplus.de voraus, was durch die Einrichtung entsprechend nachzuweisen ist.

Die Ergebnisse der Prüfung werden durch die beauftragte Zertifizierungsstelle an die prüfende Einrichtung rückgemeldet. In einem Auditplan werden Informationen zum zeitlichen Rahmen zu teilnehmenden Personen und ihren Aufgaben sowie zu den Auditzielen und -kriterien mitgeteilt. Maßgebend für die Bewertung des Qualitätsmanagements einer Einrichtung sind die QES^plus -Qualitätsanforderungen und Indikatoren „QES^plus (2023) – Anforderung zur Nutzung durch Auditoren“ in ihrer aktuellen Fassung (abzurufen nach der Registrierung auf der Webseite www.qesplus.de).

Die zu prüfenden Inhalte richten sich nach der Struktur des Qualitätsmanagementsystems QES^plus (2023) wie folgt

a) Bereichsübergreifenden Anforderungen, mit den Handlungsfeldern „Führung“ und „Qualitätsverständnis“
b) Anforderungen im Bereich „Einrichtung“
c) Anforderungen im Bereich „Dienstleistung“

Besondere Aufmerksamkeit liegt dabei auf der Prüfung.

d) des jährlichen internen Audits sowie
e) der jährlichen Managementbewertung

Auf der Grundlage der Indikatoren der „QES^plus (2023) – Anforderungen der Nutzung durch Auditoren“ ist Qualitätsentwicklung in der zu prüfenden Einrichtung nachzuweisen.

Die Ergebnisse der Audits werden einschließlich der Korrekturempfehlungen und der Korrekturauflagen dokumentiert und der Einrichtungsleitung ausgehändigt. Die Erfüllung der Korrekturauflagen durch die Einrichtung sind durch die Auditoren zu terminieren.

Bei begründetem Ausschluss von einzelnen QES^plus – Qualitätsanforderungen kann das Zertifikat dennoch vergeben werden. Der Ausschluss ist jedoch im Einzelfall für die Einrichtung genau zu prüfen. Der Ausschluss ist zu dokumentieren und die Begründung für den Ausschluss anzuführen.

5. Hinweise zu Fristen

Der Auditplan wird der zu prüfenden Einrichtung vier Wochen vor dem vereinbarten Audittermin zugestellt.

Spätestens vier Wochen nach dem Audit stellt die Zertifizierungsgesellschaft der geprüften Einrichtung den ausführlichen Auditbericht zur Verfügung, der sie in die Lage versetzt, Korrekturempfehlungen bzw. Korrekturauflagen entsprechend zu prüfen und umzusetzen.

Werden keine Auflagen erteilt, ist das Zertifikat vier Wochen nach dem Audit zuzustellen. Werden die Auflagen durch das Unternehmen fristgerecht erfüllt, ist das Zertifikat spätestens vier Wochen nach der Frist für die Auflagen zuzustellen.

Alle angegebenen Fristen sind bindend. Bei Nichteinhaltung behalten sich QuiBB e. V. oder LIWF e. V. vor, der Zertifizierungsagentur die Anerkennung als QES^plus-zertifizierende Agentur zu entziehen.

gez. Prof. Dr. Gisela Wiesner, Qualität in Bildung und Beratung e. V./Dr. Holger Müller, Leipziger Institut für angewandte Weiterbildungsforschung e. V.